Responsables HSE, QSE, QHSE : pourquoi passer au digital ? Officiel Prevention : Sécurité au travail, prévention risque professionnel. Officiel Prevention, annuaire CHSCT

Responsables HSE, QSE, QHSE : pourquoi passer au digital ?

1. PRÉAMBULE

Mesdames et messieurs les responsables qualité hygiène sécurité et environnement, pourquoi abandonner
le papier et passer au digital ?

• Pour gagner du temps ;
• Pour connaître précisément ses obligations et se donner les moyens de les respecter ;
• Pour partager l’information et déléguer les actions ;
• Pour vivre en phase avec le monde actuel en toute sérénité ;
• Pour être en efficacité totale.

2. LE CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE

Voici une approche réglementaire de quelques registres et dossiers qui peuvent ou pourraient vous concerner dans le cadre de votre fonction.

A. LE REGISTRE DE SÉCURITÉ

1.1.A / Pour les ERP

Le Code de la construction et de l’habitation ainsi que le règlement de sécurité imposent de tenir un registre de sécurité pour chaque établissement recevant du public (ERP), quel que soit sa taille.
Établissement Recevant du Public (R 123-2 CCH) « [...] tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non.
Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l’établissement
à quelque titre que ce soit en plus du personnel ».
Ce registre doit contenir toutes les informations indispensables au suivi et au respect des règles de sécurité incendie des établissements, notamment :

• l’état du personnel chargé du service de sécurité incendie ;
• les diverses consignes générales et particulières établies en cas d’incendie ;
• les consignes d’évacuation prenant en compte les différents types de handicap ;
• les plans d’implantation des extincteurs ;
• les contrats d’entretien et de maintenance des installations ;
• les dates et observations des divers contrôles et vérifications des installations techniques
  ainsi que leurs rapports ;
• les dates des travaux de transformation ou d’aménagement des établissements, ainsi
  qu’un descriptif de la nature des travaux. Entre autres, un certain nombre de documents relatifs
  à ces travaux doivent être consignés dans le registre de sécurité : rapport de vérification
  réglementaire après travaux, rapport de vérification des installations électriques, rapport
  de réception, autorisation d’ouverture, etc.
• les dates et prescriptions établies lors des visites de la commission de sécurité ainsi
  que leurs rapports.
• les formations organisées dans l’établissement.

Par ailleurs, ce dossier doit être mis à jour à chaque fois que nécessaire et notamment être présenté
lors de chaque visite de la commission de sécurité.

1.1.B / Pour les ERT

Concernant les établissements recevant des travailleurs, le Code du travail impose également de conserver
et mettre à disposition des organismes d’inspection un certain nombre de documents et d’informations,
en particulier :

• Les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles périodiques ;
• Les rapports établis lors des vérifications sont annexés au registre de sécurité.
  Ces registres ne comprennent pas obligatoirement de données techniques, mais la date
  des vérifications, l’identité des vérificateurs et la liste des installations vérifiées ;
• Les observations et mises en demeure notifiées par les organismes d’inspection tel que l’inspection
  du travail.

L’employeur est par ailleurs autorisé à réunir ces informations dans un registre unique dès lors que cette mesure est de nature à faciliter la conservation et la consultation de ces informations.

B. INSTALLATION CLASSÉE POUR LA PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT : ICPE

Toute exploitation industrielle ou agricole susceptible de créer des risques ou de provoquer des pollutions
ou nuisances, notamment pour la sécurité et la santé des riverains est une installation classée.
Ces installations sont soumises à des règles très strictes. En parallèle des lourdes obligations concernant les procédures administratives, les exploitants doivent également veiller à mettre en place une surveillance spécifique permettant de répondre aux obligations des installations classées.

Des arrêtés ministériels et préfectoraux listent les contrôles à réaliser propres à chaque installation,
selon l’activité produite au sein de celle-ci.
Pour d’autres installations relevant du régime déclaratif, des contrôles périodiques sont imposés selon
une liste précise et doivent être effectués par des organismes agréés. L’objectif des contrôles,
dont la périodicité est de 5 ans, est d’informer les exploitants d’installations soumises à déclaration
de la conformité de leurs installations avec les prescriptions réglementaires.
En complément de ces obligations, les exploitants doivent veiller à suivre et tracer tout ce qui concerne
les rejets de polluants dans l’air, l’eau, les sols, etc.

Enfin, ces installations sont contrôlées périodiquement par des services d’inspection (type DREAL).
L’objet d’une visite d’inspection est de vérifier la conformité du fonctionnement de l’installation aux conditions prescrites par arrêté préfectoral ou arrêté ministériel. Il est possible que la visite détecte des non-conformités aux dispositions de ces arrêtés. Il sera alors demandé à l’exploitant de répondre au respect des prescriptions sous peine de voir des sanctions tomber.

C. ASSEMBLÉE PLÉNIÈRE DES SOCIÉTÉS D’ASSURANCE DOMMAGE : APSAD

La certification APSAD (Assemblée Plénière des Sociétés d’Assurance Dommage) est une marque de certification qui atteste de la qualité des installations de sécurité incendie (détection, extincteurs, systèmes sprinklers, etc.), des installations d’intrusion, de vidéosurveillance et télésurveillance.
Pour répondre aux exigences de l’APSAD, des référentiels décrivent les exigences de conception, d’installation et de maintenance des équipements en lien avec la sûreté et la sécurité incendie. De ce fait, des contrôles périodiques stricts sont imposés pour toutes les installations ayant un lien avec ces deux domaines, selon une périodicité bien précise. Pour être conforme aux exigences le responsable doit donc veiller :

• à réaliser les contrôles périodiques qui lui sont imposés selon les périodicités fixées
par les différents référentiels ;
• lever les observations qui en découlent ;
• former son personnel dans le cadre de l’APSAD ;
• présenter les non conformités aux organismes d’inspection et suivre les levées de prescriptions
qui en découlent ;

Pour davantage d’information, un article entièrement dédié aux règles APSAD est disponible ICI.

D. LE DOSSIER TECHNIQUE AMIANTE : DTA

Tout propriétaire d’établissement construit avant 1997 doit faire réaliser des repérages de produits amiantés basés sur des listes de produits précises, appelées listes A et B. Le propriétaire doit ensuite constituer et tenir à jour un dossier technique amiante (appelé communément le DTA) et doit faire procéder à des mesures conservatoires associées aux résultats des repérages. Ces mesures peuvent consister en une évaluation périodique de l’état de conservation des produits contenant de l’amiante, des mesures d’empoussièrement, des travaux de retrait ou de confinement.
Le DTA doit réunir les informations et documents suivants :

• le rapport de repérage des matériaux et produits des listes A et B contenant de l’amiante ;
• la date, la nature, la localisation et les résultats des évaluations périodiques de l’état
  de conservation, des mesures d’empoussièrement, des travaux de retrait ou de confinement
  des matériaux et produits des listes A et B, s’il y a lieu.
• les recommandations générales de sécurité à l’égard des matériaux et produits, notamment
  procédures d’intervention (gestion, élimination des déchets lorsque l’état de certains matériaux
  ou produits contenant de l’amiante est dégradé ou présente un risque de dégradation rapide).
• une fiche récapitulative dont les informations minimales devant figurer sur cette fiche sont définies
  réglementairement.

Le DTA doit être tenu et mis à jour par le ou les propriétaires (ou le syndicat des copropriétaires).
Il est tenu à disposition des occupants et transmis aux personnes chargées d’organiser ou effectuer
des travaux sur l’immeuble.

E. LE DOCUMENT UNIQUE : DU - DUERP

Définition wikipédia :
En France, le document unique, ou document unique d'évaluation des risques professionnels
(DU ou DUERP), a été créé par le décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001, en application des articles L4121-2Légi 1 et L4121-3Légi 2 du Code du travail. Le décret a également transposé la directive-cadre européenne du 12 juin 1989 sur la prévention des risques professionnels.

L'élaboration et la mise à jour de ce document s'imposent à tout employeur dont l'entreprise emploie
au moins un salarié. Cet outil permet de transcrire les résultats de la démarche de prévention des risques professionnels pour les travailleurs de la structure et de la pérenniser. Le document unique doit être mis
à jour au minimum une fois par an et lors de tout changement de situation. Il doit également être revu
après chaque accident du travail.

F. LE DOSSIER D’IDENTITE SSI

Le dossier d’identité SSI est obligatoire pour tout système de sécurité incendie (SSI).
Il doit être constitué par un coordinateur SSI après sa mission de coordination SSI, d’après, notamment,
les éléments communiqués par l’installateur Son contenu drastique est imposé par la norme NF S 61-932.

3. LA DIFFICILE GESTION DES OBLIGATIONS

A. D’UNE MANIÈRE GÉNÉRALE

La gestion des registres et dossiers, réglementaires ou non, nécessite que chaque personne assure strictement chaque étape qui lui est affectée dans le process. Ce qui est rarement le cas car les acteurs sont humains et nombreux, avec des fonctions et des priorités différentes.
De plus, les rapports se perdent, parfois même les registres, le suivi des observations / prescriptions / commentaires est mal assuré, et ne parlons pas des formations et des travaux d'aménagement.

Il s’agit d’une réelle problématique complexe, dont la solution, même s’il existe, est peu pérenne.

B. MULTI SITES

Il est déjà compliqué de piloter des registres et dossiers au format papier pour un unique établissement,
alors que vous en avez des dizaines, des centaines, voire des milliers, le challenge est élevé.
Compte tenu que le travail et la consultation partagés sont difficilement possibles avec le papier,
la communication de l’information s’en trouve altérée.
Plus grave, comment respecter ses obligations lorsque tous les éléments ne sont pas en notre possession ?
Soit les registres sont centralisés aux services techniques / généraux / de sécurité et le responsable d’établissement n’a pas toutes les informations, soit ils sont sur le site et la centralisation des données
et leur suivi ne sont pas envisageables.

C. MULTI RÉGLEMENTATIONS

Les réglementations liées au domaine du bâtiment et aux installations associées sont multiples
et complexes.

Qu’avez-vous mis en place au sein de votre structure ?

• Un classeur par domaine réglementaire ?
• Très bien, mais quand un rapport concerne 2 domaines ?
• Où sont-ils stockés ?
• Plusieurs interlocuteurs pour tous les domaines ? donc plusieurs méthodes de travail ?
• Etc.

Les questions sont quasiment illimitées.

Nous comptons plus d’une dizaine de réglementations concernant le bâti et ses installations.
Il est difficilement gérable de piloter tout cela au format papier.

D. MULTI PARTICIPANTS

Le pilotage des obligations impose d’associer plusieurs participants en s’interrogeant sur qui reçoit quoi,
qui donne suite à quoi, qui fait quoi quand quelqu’un n’est pas là, etc.

L’exemple de la complexité de communication de l’information est flagrant : comment donner la même information aux entités du siège qu’aux services sur le terrain ?

Cela demande une énergie et une rigueur hors normes. Sans compter la perte de temps pour tous.

De plus, un grain de sable dans l’organisation la mieux huilée possible engendrera l’échec du process.

4. LES INCONVÉNIENTS DU PAPIER

Dans l’article précédent, nous en avons déjà évoqués bon nombre de difficultés rencontrées avec le papier dès lors que nous sommes confrontés à de « multi paramètres ».

Nous pourrions ajouter que :

• Il est parfois difficile d’y trouver les documents attendus, et que nous éprouvons un effet
  « fourre-tout » avec certains dossiers ;
• Le suivi est laborieux et nécessite des outils annexes, type tableau excel ou autres ;
• la consultation et le suivi à distance ne sont pas possibles ;
• Un registre papier, quel que soit le domaine, ne précise pas la périodicité des points de contrôle
  (vérification, maintenance, entretien, contrôle, formation,...)
• le papier se perd, peut brûler avec le bâtiment et, surtout, il se détériore avec le temps
  qui peut parfois être court.

Les questions perpétuelles
Où est conservé le registre / dossier ?
Suis-je à jour ?
Tous les documents ont-ils été intégrés ?
Les observations sont-elles levées ?
Quand l’entreprise X doit-elle passer ?
Qui dois-je former ? quand ? pourquoi ?
Qui doit faire quoi ?
Que se passe-t-il si Y est absent ?
Quelle est l’alternative si le registre / dossier disparait ?

Quel que soit le secteur d’activité, les responsables de la conformité des bâtiments et de leurs installations subissent les contraintes liées au papier.

5. LES AVANTAGES DU DIGITAL

Les avantages du digital sont tellement nombreux que nous ne pourrons pas être exhaustifs. En voici un aperçu :

Vous disposez d’une seule interface accessible où, quand et par qui vous voulez.

• Le gain de temps évident et conséquent.
• Les réglementations en vigueur sont à jour.
• Pas d’omission possible
• Aucun risque de perte et de détérioration des données
• Tous les registres, dossiers et autres documents centralisés en un seul endroit.

Vous :

• respectez vos multiples obligations ;
• pilotez toutes les actions de tous vos bâtiments en toute sérénité ;
• gagnez du temps grâce aux alertes automatiques, aux tableaux de bord et aux multiples
fonctionnalités ;
• sensibilisez l’ensemble des intervenants au maintien du niveau de sécurité des bâtiments
au moyen d’un outil intuitif et partagé.

En effet, vous donnez des accès et des droits à qui vous souhaitez : collaborateurs, prestataires, acteurs
de la prévention, organismes, directeur d’établissement, etc. Tout le monde participe, d’où une efficacité sans commune mesure avec le papier.

6. QU’EN PENSENT LES DIFFERENTS ORGANISMES ?

A. LA SÉCURITÉ INCENDIE

En 2002, feu la Commission centrale de sécurité avait émis un avis favorable à la dématérialisation
du registre de sécurité réglementaire.
En effet, lors de la séance du 5 septembre 2002, la Commission centrale de sécurité a estimé
que la réglementation rendait possible l’utilisation d’un registre de sécurité électronique à distance, si :

• celui-ci répond aux exigences de l’article R. 123-51 du Code de la construction et de l’habitation ;
• les inscriptions contenues dans ce registre peuvent être consultées et imprimées à tout moment,
sachant qu’elles sont authentifiées par la signature du chef d’établissement ou de son représentant,
cette signature ayant la même force probante que la signature manuscrite.

B. D’UNE MANIÈRE GÉNÉRALE

L’intérêt du registre en ligne et de pouvoir suivre les contrôles des installations, connaître les actions à mener sur chacune d’entre elles, contrôler les prestataires, anticiper les formations, répertorier chaque évolution
de votre (vos) établissement(s).

Terminé les gros classeurs papiers, dont la gestion s’avère souvent difficile.

Concernant les différents organismes (commission, pompier, dreal, inspection du travail,...), la seule différence qu’ils verront avec un système en ligne est qu’ils auront un registre parfaitement tenu et structuré entre les mains ! Ils peuvent tout à fait ignorer que vous travaillez avec un format numérique.
Ce qui leur importe, c’est que votre établissement soit aux normes et qu’ils puissent le constater clairement.

En 1 clic, vous téléchargez votre registre ou votre dossier au format PDF, et en 3 clics vous l’imprimez
en format papier. Vous n’avez alors qu’à remettre en main propre le dossier concerné à votre interlocuteur.

Le dossier imprimé se présente exactement sous la même forme qu’un format papier actuel : suivi
des formations, des levées d’observations, des contrôles effectués, ainsi que les documents obligatoires, etc. Donc finalement, pour votre interlocuteur, rien n’a changé, il pourra toujours avoir son support habituel
en format papier. Et pour vous, c’est un gain de temps considérable, l’assurance que vous n’avez rien oublié pour être aux normes et donc un stress en moins les jours précédant un contrôle.

Les divers organismes n’en seront que ravis, car votre registre sera tenu et suivi parfaitement, tout y sera classé, archivé, de façon simplifiée.

Souscrire à un registre digital n’a pas pour finalité de faciliter le travail de la commission
de sécurité, ou bien de satisfaire le préventionniste. L’intérêt premier du registre en ligne
est de VOUS changer la vie !

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